介護の現場には、Excelは使っているのに、手作業のまま残っている事務仕事があります。この記事では、実際に作った道具と、作るときに気をつけたことを書きます。
実際に作った道具
筆者の経験では、Excelの関数やVBA（Excelに手順を覚えさせる仕組み）で、次の作業を自動化しました。
- 勤務時間・シフトのまとめ
- 請求のための記録の拾い出し
- 受診票の自動作成
- 入浴表・排せつ票の整理
- デイサービスの配車表の自動化
- ショートステイの部屋割りの自動化
勤務表（シフト作成）だけで2日かかっていた作業は、半日に短縮できました。ほかの道具も、かなり楽になった、というのが実感です。
減らせた作業の共通点
上の作業には、共通点があります。同じ手順を毎回くり返していること。そして、ある表から別の表へ写す「転記」が入っていることです。記録ソフトがほかの帳票やシステムとつながらず、転記が発生するのは、現場でよくある不満です。つながらないところを探すことが、減らせる作業を見つける近道だと考えています。
ChatGPTにコードを書かせた
コードは、ChatGPTに書かせました。出てきたコードは、シート名を直して、そのまま使えました。コードを一から書けなくても、やりたいことを言葉にできれば、道具は作れます。
気をつけていること
- 利用者さんの情報を扱う道具では、セキュリティを整えて、職場のルールを作ってから進めます。
- 誰が、いつ、何を見て直したかの「操作の記録」を残します。
- 出てきたコードが動いたあとも、結果が合っているかを、自分の目で確かめます。
まとめ
減らせる作業は「毎回同じ手順」と「転記」にあります。まず、自分の職場で転記が起きている場所を、1つ書き出してみてください。
この記事はAIの補助を受けて作成し、介護現場18年の筆者が内容を確認しています。
コメント