【Excel VBA×介護業務】現場の「あの面倒な作業」を自動化できるか？調べて試してわかったこと

「また同じ転記作業してる…」介護現場のリアルな時間の使い方

正直に言います。介護士18年やってきて、「なんでこんな単純作業に1時間もかかってるんだろう」と思う瞬間が、今でもあります。

たとえばこんな場面、思い当たりませんか？

• 利用者さんのバイタル記録をケア記録から月次集計表に転記する
• シフト表をもとに、職員ごとの勤務時間を手計算でまとめる
• 請求書類のために、介護記録から「何月何日に何のサービスを提供したか」を拾い上げる
• 申し送り用のExcelを毎日同じフォーマットで1から作り直す

これ、全部「Excelは使ってるけど、手作業でやってる」パターンです。私の職場でも、ベテランのスタッフが毎月末に「集計地獄」と戦っています。

そこで今回、Excel VBA（マクロ）を使って介護業務の事務作業を自動化できないか、本気で調べて、実際に触ってみました。技術的に詳しくない方にも「ああ、これうちでも使えそう」と感じてもらえるように、現場目線でまとめます。

そもそもExcel VBAって何？難しい？

「VBA」と聞くと「プログラミングでしょ？私には無理」と思う方が多いと思います。私も最初はそうでした。でも調べてみると、意外と取っつきやすい部分もありました。

VBAをざっくり説明すると

VBAとは「Visual Basic for Applications」の略で、ExcelやWordなどのOffice製品に組み込まれているプログラミング言語です。要するに「Excelに命令を出して、繰り返し作業を自動でやってもらう仕組み」です。

たとえば「A列のデータを読んで、条件に合うものだけB列にコピーして、合計を計算して、別シートに貼り付ける」という作業を、ボタンひとつで実行させることができます。

特別なソフトは不要で、Excelがあれば今すぐ使えます。費用も0円。これは現場にとって大きなポイントです。

「マクロの記録」機能なら、コードを書かなくていい

VBAの中に「マクロの記録」という機能があります。これは自分がExcelでやった操作を録画して、自動で同じことを繰り返してくれる機能です。プログラムを書く必要がありません。

私が実際に試してみたのはこの機能です。月次の申し送り表を作る操作（シートのコピー→日付の入力→特定のセルの色付け）をマクロに記録したところ、毎回5分かかっていた作業が約15秒で終わるようになりました。

介護業務のどこにVBAが使えるか？具体的に考えてみた

現場の業務を振り返りながら、「VBAが使えそうな場面」を整理してみました。

難易度は★☆☆（マクロ記録でOK）〜★★★（VBAコードの編集が必要）で表しています。

実際にやってみてわかった「できること・できないこと」

意外とできた！申し送り表の自動作成

「マクロの記録」を使って、申し送り表の自動作成に挑戦しました。手順は以下の通りです。

• 「開発」タブ→「マクロの記録」をクリック
• いつも通り申し送り表を作る操作をする（テンプレートシートをコピー、日付入力、ヘッダー色変更など）
• 「記録終了」をクリック
• 次回からはボタン1つで同じ操作が再現される

所要時間はマクロの設定自体に約30分。それ以降、毎日の申し送り表作成が5分→15秒になりました。月に換算すると、約2時間の節約になります。

難しかった！複数シートをまたぐ集計処理

バイタルの月次集計は、「マクロの記録」では限界がありました。利用者ごとに日別シートが分かれているため、「どのシートのどのセルを読むか」という条件分岐が必要で、ここはVBAのコードを少し書く必要がありました。

ChatGPTに「介護施設の利用者ごとのバイタルシートから月次集計を自動でする VBAコードを書いて」と依頼したところ、ベースとなるコードを出してもらえました。それを実際のシート名に合わせて修正することで、約120分の作業が15分以内に短縮できる見込みが立ちました（現在検証中です）。

導入する前に確認すべきこと

• 施設のPCにExcelが入っているか（バージョンによっては「開発」タブが非表示）
• マクロの実行が許可されているか（セキュリティ設定で無効になっている場合がある）
• 個人情報を含むファイルへのアクセス権限はどうなっているか
• 作成したマクロを誰がメンテナンスするかのルール決め

特に最後の「メンテナンスの担当者」は見落としがちです。作った人が異動や退職をすると、誰も触れないブラックボックスになるリスクがあります。

現場の介護士として感じた「VBA自動化」の正直な評価

調べて、触ってみて、率直に感じたことをまとめます。

• 良い点：費用がかかからない、今あるExcelに組み込める、小さな作業から始められる
• 課題：ある程度の学習コストがかかる、介護ソフトとの連携は難しい場合が多い、属人化のリスクがある
• 向いている施設：Excelで記録・集計をしている施設、担当者が1〜2名でも学ぶ意欲がある施設
• 向いていない施設：すでに介護専用ソフトで一元管理している施設（そちらの機能を深掘りした方が早い）

「AIを使った自動化」とはまた違いますが、VBAは「現場のDX入門」として、今すぐ始められる最もハードルの低い手段のひとつだと実感しています。

まとめ：小さな自動化が、ケアの時間を守る

介護の仕事で一番大切なのは、利用者さんと向き合う時間です。でも現実には、転記・集計・書類作成といった事務作業に、現場の時間とエネルギーが削られ続けています。

Excel VBAは、特別な設備も費用もなく、今日からでも試せる自動化の手段です。全部を一度にやろうとする必要はありません。まず「毎日5分かかってる、あの繰り返し作業」に絞って、マクロの記録機能を試してみてください。

私自身、「介護現場にDXを」と発信している身として、派手なAIツールだけでなく、こうした地道な自動化の積み重ねこそが、現場を変える第一歩だと信じています。

完璧じゃなくていい。まず1つ、試してみることが大事です。